Virtueller Workshop

Wie führt man einen virtuellen Workshop mit Design-Thinking und OKR-Elementen durch? Ein Best-Practice-Beispiel

Geschrieben von Heike Schönmann

„Der virtuelle Strategie-Workshop zum Thema Digitale Bildung, welcher in Zusammenarbeit mit nextexitfuture konzipiert und durchgeführt wurde, war ein voller Erfolg. Weitere virtuelle Follow-Up Sessions und Workshops sind bereits geplant.“

– Prof. Dr. Beatrix Busse, Prorektorin für Studium und Lehre der Universität zu Köln

 

Ein zweitätiger Strategie-Workshop mit über 60 Teilnehmer*innen, 6 Coaches und 6 Breakout-Sessions – das ganze 100% virtuell – wie geht das? Darüber möchten wir in diesem Blog berichten und hoffen, unserer Community mit diesem Beispiel in der aktuell schwierigen Zeit etwas Nützliches an die Hand zu geben.

Die Ausgangssituation

Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen. Selten traf dieser Satz so gut zu wie in den letzten Wochen. Ausnahmslos alle Unternehmen, ob klein oder groß, werden vor neue Herausforderungen gestellt. An vielen Stellen reicht es aus, das Arbeiten im Home-Office einzuführen, teilweise müssen jedoch ganze Geschäftsmodelle neu gedacht werden.

Wir helfen unseren Kunden dabei, diese Herausforderungen zu meistern. Unter anderem bieten wir bereits seit längerer Zeit unsere Workshops in virtueller Form an, von der ersten Anfrage über die Durchführung bis zur abschließenden Dokumentation vollständig digital.

Die Anforderungen

In unserem Best-Practice Beispiel geht es um einen Auftrag der Universität zu Köln, einen zweitätigen Strategie-Workshop durchzuführen. Die Uni will sich fit machen für die Anforderungen an Studium und Lehre im 21. Jahrhundert, etwa bei digitaler Bildung. Ursprünglich war der Workshop in den Räumlichkeiten der Universität geplant. Die aktuelle Situation machte es aber erforderlich, innerhalb kürzester Zeit das komplette Konzept von „offline“ auf „online“ umzustellen. Denn die verantwortliche Prorektorin für Lehre und Studium, Prof. Dr. Beatrix Busse war sich sicher, dass der Strategieprozess auch digital umgesetzt werden sollte, das Thema „Digitale Bildung“ erschien prädestiniert, diesen Schritt zu wagen.

Im Folgenden sollen die einzelnen Schritte bei der Konzeptionierung und Durchführung des virtuellen Workshops näher beschrieben werden. Wir möchten uns dabei in diesem Beitrag auf den organisatorisch-technischen Part fokussieren. Wenn Sie die inhaltlichen Aspekte interessieren, schauen Sie sich gerne unsere anderen Blogs an, wie z.B. zum Thema Design Thinking oder OKR.

Die technische Umsetzung

Im ersten Schritt werden die technischen Voraussetzungen beim Kunden abgefragt. Gibt es bereits Tools zur Kommunikation oder Kollaboration, mit denen gearbeitet wird (wie z.B. Microsoft Teams, Slack, Trello, Zoom oder MURAL)? Wenn ja, gibt es die Möglichkeit, dort anzudocken und diese Tools ebenfalls zu verwenden? Welche Tools werden ggf. noch zusätzlich benötigt?

Für die Anforderung, in einem virtuellen Workshop gut zusammen zu arbeiten, insbesondere, wenn man nach der Design Thinking oder der OKR-Methode verfahren möchte, gibt es mittlerweile sehr ansprechende Lösungen auf dem Markt. Aufgrund positiver Erfahrungen in vorherigen Workshops haben wir uns für das Tool MURAL entschieden. Das Tool ermöglicht, gemeinsam und interaktiv an virtuellen Whiteboards zu arbeiten (s. Screenshots). Alle Teilnehmer*innen können am selben „Mural“ ihre Gedanken z.B. mithilfe von Sticky Notes festhalten. Es gibt außerdem die Möglichkeit, verschiedene Ideen via Voting-System zu priorisieren und die Zeit für alle sichtbar mit einem Timer zu managen.

Kollaborationstool: MURAL

Die einzelnen Gruppen können nun, begleitet von ihrem jeweiligen Coach, an den verschiedenen Aufgaben bzw. Fragestellungen arbeiten und im Anschluss daran im Plenum die Ergebnisse präsentieren.

MURAL Wertversprechen
MURAL Beispiel: Wertversprechen

Soweit zur Zusammenarbeit. Doch wie kommuniziert man währen des Workshops miteinander? In unserem Fall hatte die Universität zu Köln bereits Zoom bei sich implementiert. Durch das Tool kann man Videokonferenzen abhalten, seinen Bildschirm für Präsentationen freigeben und hat zusätzlich die Möglichkeit, „auf Knopfdruck“ und zentral gesteuert einzelne Untergruppen zu bilden und diese gleichzeitig auch wieder ins Plenum zurück zu holen. Letzteres war eine essentielle Anforderung, damit die über 60 Teilnehmer*innen mit den jeweiligen Coaches in den einzelnen Breakout-Sessions arbeiten können.

Die Dokumentation

Was die Dokumentation angeht, hat ein virtueller Workshop viele Vorteile. Die Ergebnisse und Präsentationen aus den Breakout-Sessions sind bereits in digitaler Form vorhanden und können als .pdf oder in einem anderen geeigneten Format zur Verfügung gestellt werden. Ein mitunter aufwendiges Abfotografieren und anschließendes Erstellen eines Fotoprotokolls erübrigen sich also.

Fazit

Ein virtueller Workshop bietet mit Sicherheit einige Herausforderungen, insbesondere im Vorfeld bei der Organisation und dem Handling der Technik. Auch bedarf es einer soliden, detaillierten Vorbereitung des Workshop-Ablaufs, damit alle Coaches gleich getaktet mit ihren Gruppen agieren, denn ein „sich zwischendurch mal absprechen und Zeiten anpassen“ ist schwierig, insbesondere, wenn auch die Coaches im Home Office sitzen. Gleichzeitig sind die Chancen unverkennbar – man arbeitet fokussierter, macht sich unabhängig von Zeit und Ort (der Guest-Speaker zu Beginn des Workshops sprach beispielsweise live von Kanada aus zu den Teilnehmer*innen), spart Reisekosten und Zeit bei der Dokumentation, ohne dabei an inhaltlicher Qualität zu verlieren.

Sind Sie neugierig geworden? nextexitfuture (info@nextexitfuture.com) unterstützt Sie mit einem strukturierten Ansatz für die Durchführung von virtuellen Workshops mit Teilnehmer*innen aus der ganzen Welt.

Sprechen Sie uns gern an. Wir entwickeln mit Ihnen und für Sie ein maßgeschneidertes Konzept für Ihren virtuellen Workshop.

Hier finden Sie einen Überblick über unsere Veranstaltungen:

https://www.nextexitfuture.com/veranstaltungen/

Heike Schönmann
Heike Schönmann

Geschäftsführerin bei nextexitfuture. Beraterin, Trainerin und Coach mit Fokus Frauen in Führungspositionen und Betriebliches Gesundheitsmanagement. Mehrjährige Führungserfahrung im Bereich Personalentwicklung. Projektleitung Gender Diversity und Health Management im Konzern.

Möchten auch Sie von den Vorteilen unseres Netzwerks profitieren?

Ja, sehr gerne Nein, danke alleine funktioniert es besser
REGISTRIEREN LOGIN NETZWERK FIT FÜR DIE DSGVO?
Hiermit akzeptiere ich die Datenschutzbedingungen*

Allgemeine Erklärung:
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und halten uns strikt an die Regeln der Datenschutzgesetze. Personenbezogene Daten werden auf dieser Webseite nur im technisch notwendigen Umfang erhoben. In keinem Fall werden die erhobenen Daten verkauft oder aus anderen Gründen an Dritte weitergegeben.