Mitarbeiterbefragungen in der Praxis – Teil 3/3 – Ergebnisse und Follow-Up

Geschrieben von Jennifer Erckens

Im dritten und letzten Teil unserer Serie zu Mitarbeiterbefragungen in der Praxis geht es um die entscheidenden Phasen des Projektes: Die Ergebnisrückmeldung und den Follow-Up Prozess. Denn eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann von Erfolg gekrönt, wenn aus ihr auch nachhaltige Veränderungen entstehen. 

Präsentation der Ergebnisse

Bei der Ergebnisrückmeldung sind Unmittelbarkeit und Verständlichkeit die entscheidenden Erfolgsfaktoren. Bereits während der Befragung bietet es sich an, Rückläufe für das gesamte Unternehmen und die einzelnen Bereiche zu berichten. Diese Zahlen dienen als Entscheidungsgrundlage dafür, gezielte Nachfassaktionen durchzuführen oder die Befragung für einen bestimmten Zeitraum zu verlängern.

Kurz nach der Befragung werden auf der Gesamtebene bereits einzelne Werte wie allgemeine Zufriedenheit bzw. Indizes und finale Rücklaufquote an die gesamte Belegschaft zurückgemeldet. Dies kann gemeinsam mit einem Dankschreiben der Geschäftsführung für die Teilnahme verbunden werden.

Relativ zeitnah nach Befragungsende sollten der Geschäftsleitung die Ergebnisse auf Unternehmensebene zur Verfügung gestellt oder präsentiert werden. So besteht für sie die Möglichkeit, eine Vorbildfunktion einzunehmen und erste abgeleitete Maßnahmen zu kommunizieren.

Das Erstellen der Ergebnisberichte für die einzelnen Bereiche dauert meist mehrere Wochen, doch auch hier ist Prämisse, sie so schnell wie möglich zu bereitzustellen. Das ist aus zwei Gründen sinnvoll: Zum einen wird dadurch die Motivation demonstriert, mit den Ergebnissen auch wirklich arbeiten zu wollen. Zum anderen wird gewährleistet, dass die Ergebnisse in der Zwischenzeit nicht „veraltet“ sind.

Bei der Aufbereitung der Ergebnisberichte ist darauf zu achten, dass sie für die jeweilige Zielgruppe relevante Informationen enthalten und gut verständlich sind. Das oberste Management erhält üblicherweise interaktive Dashboards, die eine Übersicht über die verschiedenen Verantwortungsbereiche geben und gezieltes Filtern ermöglichen. Für Teamleiter bieten sich detailliertere Berichte an, um mit dem Team konkrete Handlungsfelder und Maßnahmen zu identifizieren und umzusetzen. Wichtig bei allen Reports ist, dass sie von gut verständlichen Leitfäden begleitet sind. 

Ergebnisworkshop & Maßnahmenableitung

Die Ergebnisse sollten in jedem Bereich so zeitnah wie möglich im Rahmen eines Ergebnisworkshops besprochen werden. Ziel dieses Workshops ist es, Stärken und Entwicklungsfelder zu identifizieren und daraus gezielt Maßnahmen abzuleiten. Hierbei geht es ausdrücklich darum, konstruktiv nach vorne zu schauen und nicht die Energie dafür aufzuwenden, Schuldige zu suchen.

Wird ein Bereich vor besondere Herausforderungen gestellt und spiegelt sich dies auch in den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragungen wieder, ist eine Unterstützung von externen Coaches oder Trainern ratsam. Gerade in scheinbar verfahrenen Situationen innerhalb eines Unternehmensbereiches bringt eine außenstehende Person die Unabhängigkeit mit, die zur Lösung eines Konfliktes notwendig ist.

Maßnahmencontrolling & Evaluation

Um einen Überblick über die abgeleiteten Maßnahmen der einzelnen Bereiche zu erhalten, wird üblicherweise ein Maßnahmencontrolling aufgesetzt, welches das Projektteam zentral steuert. Das ermöglicht, dass sowohl die Belegschaft als auch die Geschäftsführung in regelmäßigen Abständen über den aktuellen Stand des Follow-Ups informiert sind. Das Maßnahmencontrolling bildet dadurch einen wichtigen Bestandteil der Evaluation des Projektes.

Darüber hinaus kann die Evaluation einer Mitarbeiterbefragung auch durch eine kurze Checkbefragung im Nachgang erfolgen. Üblicherweise fragt man im Abstand von 6 – 12 Monaten die Mitarbeiter nach ihrer Einschätzung, wie erfolgreich das Projekt aus ihrer Sicht abgelaufen ist und ob daraus nachhaltige Veränderungen für sie entstanden sind.

Nach der Evaluation ist das Projekt „Mitarbeiterbefragung“ zwar offiziell beendet. Das übergeordnete Ziel dieses Instruments ist jedoch das Etablieren einer dialogorientierten Unternehmenskultur. Dieser Prozess ist kontinuierlich und hört niemals auf. Gerade in Zeiten der digitalen Transformation und des stetigen Wandels werden Unternehmen vor immer größere Herausforderungen gestellt. Hier haben diejenigen einen klaren Wettbewerbsvorteil, die ihren Mitarbeitern ein Sprachrohr zur Verfügung stellen, um frühzeitig auf Missstände aufmerksam zu werden und auf diese schnell reagieren zu können.

Zusammenfassung & Empfehlungen

  • Bei der Präsentation der Ergebnisse sind die Unmittelbarkeit und die Verständlichkeit entscheidend.
  • Ein zentral gesteuertes Maßnahmencontrolling verschafft einen Überblick über alle abgeleiteten Maßnahmen innerhalb des Unternehmens.
  • In Bereichen mit besonderen Herausforderungen helfen unabhängige Coaches und Trainer, Lösungen zu finden.
  • Die Mitarbeiterbefragung ist ein kontinuierlicher Prozess mit dem Ziel, eine dialogorientierte Unternehmenskultur zu schaffen.

Zitate & Literaturempfehlung

Borg, I. (2015). Mitarbeiterbefragungen in der Praxis. Göttingen: Hogrefe.

Bungard, W. (2007). Mitarbeiterbefragung – was dann…? MAB und Folgeprozesse erfolgreich gestalten. Heidelberg: Springer.

Autorin und unsere Ansprechpartnerin für Mitarbeiterbefragungen:
Dipl. – Psych. Jennifer Erckens
Mail: jennifer.erckens[at]nextexitfuture.com
Fon: 06221/32181-20

 

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Jennifer Erckens
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