Mitarbeiterbefragungen in der Praxis

Die Mitarbeiterbefragung ist mittlerweile ein etabliertes Instrument der Organisationsentwicklung. Sie wird dazu eingesetzt, um Veränderungsprozesse in Unternehmen zu koordinieren, zu begleiten und sich ein Stimmungsbild zu verschaffen. Doch wie genau läuft so eine Mitarbeiterbefragung eigentlich ab? In unserer dreiteiligen Serie möchten wir veranschaulichen, welche Schritte von Anfang bis Ende zu gehen sind und vor allem, was es auf dem Weg zu beachten gibt. Dieser Teil widmet sich der Vorbereitung und Planung einer Mitarbeiterbefragung. Im zweiten Teil geht es um die Durchführung und die Analyse der Ergebnisse. Der dritte und letzte Part beleuchtet den entscheidenden Abschnitt: den Follow-Up Prozess und die Evaluation.

Warum? Der Nutzen einer Mitarbeiterbefragung

Bei einer Mitarbeiterbefragung fragt man üblicherweise alle Mitarbeiter eines Unternehmens nach ihren Einstellungen und Werten gegenüber den verschiedenen Bereichen ihres Arbeitslebens. Von den Arbeitsbedingungen über Kommunikationsabläufe und Sozialleistungen bis hin zu einer Einschätzung der Vorgesetzten und der Unternehmenswerte.

Das Grundverständnis hierbei hat sich über die Jahre grundlegend verändert. Von einem ausschließlich Top-Down durchgeführten Prozess ohne die Beteiligung der einzelnen Mitarbeiter hin zu der Erkenntnis, dass man den Mitarbeitern ein Gehör schenkt, um agil und wettbewerbsfähig zu bleiben. Hierbei ist die Veranschaulichung von Wiley, Brooks und Lundby¹ mehr als zutreffend. Sie sagen: „Traditionelle Mitarbeiter-Ansätze begreifen die Mitarbeiter als Gegenstände, die zu untersuchen und zu verstehen sind wie Prüfkörper unter dem Mikroskop. […] Was wäre aber, wenn man bereit ist, dieses Bild einmal umzukehren, und jedem Mitarbeiter ein Fernglas gibt und sie fragt, was sie sehen? Welche Erkenntnisse können sie beitragen, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöhen? Und könnte sich dieser Befragungsansatz möglicherweise sogar positiv auswirken auf ihre Loyalität zum Unternehmen?“ Modern gedacht liefert eine Mitarbeiterbefragung also eine von vielen Antworten auf die Herausforderungen der digitalen Transformation.

Wie plant man eine Mitarbeiterbefragung?

Mitarbeiterbefragungen sind komplexe Projekte, die immer in einen Gesamtkontext zur Unternehmensstrategie gestellt werden sollten. Doch wo fängt man an?

Aufstellen eines Projektteams

Im ersten Schritt bildet man ein Projektteam. Dieses setzt sich in Abhängigkeit der Größe der Organisation aus ca. 2-5 Personen zusammen, die meist aus dem Personalbereich stammen. Sie bilden die zentrale Schnittstelle: intern zu den einzelnen Fachbereichen (IT, Marketing, etc.), zum Betriebsrat und – im Falle eines größeren Unternehmens – zu den Ansprechpartnern in den einzelnen (Landes-)Gesellschaften. Im Normalfall wird für die technische Durchführung und Beratung ein externer Dienstleister beauftragt. Hier ist es Aufgabe des Projektteams, einen geeigneten Anbieter zu wählen und Ansprechpartner von Unternehmensseite aus zu sein. Darüber hinaus wird üblicherweise ein Steuerungskreis gebildet, bei dem die Sponsoren (meist Personalleiter) und wichtige Entscheidungsträger (Geschäftsführung) in regelmäßigen Abständen vom Projektteam informiert werden.

Zieldefinition & Commitment der Beteiligten

Nach der Bildung des Projektteams ist der nächste Schritt, das genaue Ziel der Mitarbeiterbefragung zu definieren und einzugrenzen. Gibt es ein spezifisches Thema wie beispielsweise einen aktuellen Veränderungsprozess im Unternehmen, der begleitet werden soll? Dann ist eventuell eine weniger komplexe Pulsbefragung indiziert, die einmalig stattfindet und diesen Prozess unterstützt. Oder ist die Feedbackkultur im Unternehmen noch wenig ausgeprägt und man möchte das Thema erstmalig angehen und sich einen Überblick verschaffen? Dann ist eher eine traditionelle Form der Mitarbeiterbefragung indiziert, die in umfassender Weise ein ganzheitliches Bild der Organisation liefert und regelmäßig wiederholt wird. Die Zielsetzung hat also eine Auswirkung auf die Komplexität und Nachhaltigkeit des Projekts.

Darüber hinaus ist es bereits in dieser Phase von entscheidender Bedeutung, alle Beteiligten mit an Bord zu holen. Hierbei geht es insbesondere um den Betriebsrat als Vertreter der Arbeitnehmer und die Geschäftsführung als Sprachrohr der Unternehmensführung. Sie können die größten Treiber, aber auch die größten Bremser bei einer Mitarbeiterbefragung sein. Ohne deren Rückhalt ist ein solches Projekt, welches auf Vertrauen, Transparenz und Dialog basiert, von vorneherein gescheitert.

Zeitliche Planung und Erstellen eines Projektplanes

Ist die personelle Aufstellung, die Zielsetzung und das Commitment der Beteiligten geklärt, geht es an die zeitliche Planung. Diese ist für den Erfolg des Projekts nicht zu vernachlässigen, da der gewählte Zeitpunkt der Befragung einen starken Einfluss auf die Rücklaufquote und den Follow-Up Prozess haben kann. Hierbei ist wichtig, dass eine Mitarbeiterbefragung nicht zur Haupturlaubszeit stattfinden sollte. Auch nicht zu Zeiten, in denen erfahrungsgemäß Hochbetrieb herrscht oder andere unternehmensweite Großprojekte Priorität haben. Während diese Hinweise naheliegend sind, ist es jedoch genauso wichtig, dass auch die Ergebnisrückmeldung nicht in einer solchen Phase passiert. Sonst läuft man Gefahr, dass niemand die Zeit und Kapazitäten hat, sich aufmerksam mit den Ergebnissen auseinanderzusetzen. Wer hat schon gerne einen Ergebnisbericht unter dem Weihnachtsbaum?

Nach Festsetzen der zeitlichen Rahmendaten werden nun die einzelnen Prozessschritte abgeleitet. Üblicherweise liefert der externe Projektbegleiter eine Vorlage, die dann in gemeinsamer Abstimmung mit dem Projektteam an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten angepasst wird. Wie ein solcher Prozess und Projektplan beispielhaft aussehen kann, ist in folgenden Grafiken dargestellt:

Prozess Mitarbeiterbefragung:

Nachdem man den Ablauf und den Projektplan erstellt hat, geht es an die operative Durchführung. Wie genau diese und die anschließende Ergebnisanalyse abläuft, ist im zweiten Teil unserer Serie zu lesen.

Zusammenfassung & Empfehlungen

Die Komplexität der Befragung an den Reifegrad der Dialogkultur anpassen. Unternehmen, die noch am Anfang der Reise stehen, sollten eine übersichtliche, prägnante und gut verständliche Befragung durchführen. Später kann diese dann durch weitere Befragungsinstrumente wie z.B. Pulsbefragungen, Führungskräftefeedbacks oder Teamfeedbacks erweitert werden.
Bei der Definition der Zielsetzung ist die Haltung entscheidend: Es geht darum, den Mitarbeitern ein Gehör zu schenken. Nicht darum, etwas zu machen, nur um es gemacht zu haben oder sich nach außen hin mit guten Werten der Arbeitgeberattraktivität zu brüskieren.
Bei der zeitlichen Planung nicht nur den Befragungszeitraum, sondern auch den Folgeprozess mit beachten.
Eine nicht gut geplante und durchgeführte Befragung ist schlechter als gar keine.² Das Projekt benötigt eine ausreichende Priorität und das Commitment aller Beteiligten.

Zitate & Literaturempfehlung

¹Wiley, J. W.; Brooks, S. M.; Lundby, K. M. (2006). Put Your Employees on the Other Side of the Microscope. Human Resource Planing, 29 (2), 15-21.

²Bungard, W. (2007). Mitarbeiterbefragung – was dann…? MAB und Folgeprozesse erfolgreich gestalten. Heidelberg: Springer.

Borg, I. (2015). Mitarbeiterbefragungen in der Praxis. Göttingen: Hogrefe.

Weitere Blogbeiträge zum Thema Mitarbeiterbefragung:

HR-Meter ist ein Tochterunternehmen von nextexitfuture und Anbieter von innovativen Leistungen im Bereich Human Resource Management, wie beispielsweise Online-Surveys zu Engagement, Leadership, psychischer Gefährdungsbeurteilung oder Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Weitere Infos unter: www.hr-meter.de.

Autorin und Ansprechpartnerin für Mitarbeiterbefragungen:
Dipl. – Psych. Jennifer Erckens
Mail: jennifer.erckens[at]nextexitfuture.com
Fon: 06221/32181-20