Mitarbeiterbefragungen in der Praxis - Teil 2/3

Im ersten Teil unserer dreiteiligen Serie über Mitarbeiterbefragungen in der Praxis haben wir beleuchtet, wie die Vorbereitung und Planung eines solchen Projektes gelingt. In diesem Beitrag geht es darum, wie die Durchführung der Befragung ein Erfolg wird.

Marketing- und Kommunikationsplan

Ein wesentliches Erfolgskriterium für eine Mitarbeiterbefragung ist die Transparenz für alle Beteiligten über den gesamten Prozess hinweg. Um das zu erreichen, ist es von entscheidender Bedeutung, die Mitarbeiter und Arbeitnehmervertreter frühzeitig zu informieren, einzubeziehen und zu motivieren. Das gelingt über eine Informationskampagne innerhalb des Unternehmens, die vom Projektteam zentral gesteuert wird.

Eine solche Kampagne begleitet das Projekt über den gesamten Zeitraum. Sie beginnt also weit vor dem Befragungsstart und endet erst, nachdem der Folgeprozess abgeschlossen ist.

Bei der Wahl der Kommunikationskanäle bietet es sich an, diejenigen zu verwenden, die sich bereits im Unternehmen etabliert haben. Es gibt daher nicht den „einen“ richtigen Weg bei einer Marketingkampagne für Mitarbeiterbefragungen. Egal ob über Intranet, schwarzes Brett, Plakate, Briefe, Betriebsversammlungen oder Mailings – es kann sich grundsätzlich aller Mitteln bedient werden, um über die Befragung zu informieren und zur Teilnahme zu motivieren. Wichtig hierbei ist jedoch, Fingerspitzengefühl bei der Menge der aufgewendeten Ressourcen zu zeigen. Ein unverhältnismäßiger Aufwand kann bei der Belegschaft schnell als Verschwendung oder „Überzeugungsarbeit“ verstanden werden. Wird hingegen zu wenig in die Informationskampagne investiert, besteht die Gefahr, dass dem Projekt nicht die nötige Aufmerksamkeit eingeräumt wird. Borg¹⁾fasst den Sachverhalt treffend zusammen: Das Ziel eines Informationskonzeptes sollte sein, „bei den Mitarbeitern ein informiertes Commitment zur MAB aufzubauen“.

Der maßgeschneiderte Marketingplan verfolgt während der unterschiedlichen Projektphasen verschiedene Teilziele. Vor Befragungsbeginn geht es darum, die Beteiligten über die Ziele zu informieren und durch Statements der Geschäftsführung das Commitment für das Projekt zu demonstrieren. Während der Befragung wird zur Teilnahme motiviert, nach der Befragung wird über Rücklaufquote und erste Ergebnisse auf Unternehmensebene informiert. Während des Folgeprozess stehen Informationen über die geplanten Maßnahmen und bisherigen Erfolge und Handlungsfelder im Fokus der Informationskampagne.

Fragebogen

Bei der Entwicklung des Fragebogens kommt der Wahl der Themenbereiche und der Formulierung der einzelnen Fragen eine entscheidende Bedeutung zu. Diese beiden Aspekte entscheiden darüber, ob eine Befragung von den Teilnehmern akzeptiert wird oder nicht.

Zwei Fragen sind bei der Fragebogenkonstruktion hilfreich:

Sind die gewählten Themen und Fragen relevant für die Befragten?
Ist eine Veränderungsbereitschaft bei den gefragten Inhalten von Unternehmensseite aus gegeben bzw. eine Veränderung grundsätzlich möglich?

Es ist sinnvoll, nach solchen Aspekten zu fragen, die relevant für die Mitarbeiter sind oder bei denen eine Veränderung prinzipiell möglich und gewollt ist. Wenn letzteres nicht der Fall ist, bietet es sich an, frühzeitig und ausführlich zu informieren, worin die Ursachen dafür liegen.

Aus diesen Empfehlungen ergibt sich, dass ein frühes Einbeziehen der Mitarbeiter und/oder des Betriebsrates bei der Fragebogenentwicklung von großer Bedeutung ist. So gewährleistet man nicht nur die Wahl von relevanten Themen und Fragen, sondern auch die Verständlichkeit des Fragebogens. Jedes Unternehmen hat seine eigene Sprache – und diese sollte auch der Fragebogen sprechen.

Darüber hinaus gibt es klare Regeln aus der Testtheorie, die bei der Formulierung der Fragen zu beachten sind. Beispielsweise, dass nicht zwei Themen innerhalb einer Frage abgefragt werden. Oder, dass keine doppelten Verneinungen verwendet werden sollen („Mir fehlen keine Handlungsspielräume, um meine Arbeit nicht auszuführen.“). Der externe Befragungsanbieter kann dabei helfen, dass diese Regeln eingehalten werden.

Durchführung der Befragung

Mitarbeiterbefragungen werden heutzutage fast ausschließlich online durchgeführt. Das gilt auch für Betriebe mit einer starken Filial- oder Vertriebsstruktur. In diesen Fällen wird die Teilnahme über mobile Endgeräte wie Tablet und Smartphones ermöglicht. Aus diesem Grund sind die Herausforderungen bei der Befragungsdurchführung meistens technischer Natur. Angefangen bei Themen wie Verschlüsselung und Datenschutz, über das reibungslose Versenden von bis zu mehreren tausend Einladungsmails in nur wenigen Minuten bis hin zur Gewährleistung stabiler Server mit einem Backupkonzept. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Anbieter der Befragungssoftware und der eigenen IT-Abteilung ist an dieser Stelle hilfreich.

Um möglichst viele Fehler in der „heißen Phase“ zu vermeiden, empfehlen sich darüber hinaus umfangreiche Tests in der Planungsphase. Diese beinhalten Pretests des Fragebogens mit ausgewählten Teilnehmern, Qualitätskontrollen der Codierung im Backend, Whitelisting der einzuladenden Teilnehmeradressen und Stresstests des verwendeten Befragungssystems.

Sollten dennoch einzelne Fehler während der Befragung auffallen, sollte über Supporthotlines möglichst schnell darauf reagiert werden, um Frustration zu vermeiden.

Zusammenfassung & Empfehlungen

Durch die Informationskampagne ein „informiertes Commitment“ bei den Mitarbeitern schaffen.
Frühzeitiges Einbinden von Mitarbeitern und Betriebsrat bei der Fragebogenentwicklung.
Auf Relevanz und Veränderungsbereitschaft bei der Wahl der Themen und Fragen achten.
Bewusstsein über die technischen Herausforderungen einer Online-Befragung schaffen und ausführliche Tests im Vorfeld einplanen.

Nachdem all diese Aspekte berücksichtigt wurden, steht der erfolgreichen Durchführung der Befragung nichts mehr im Wege. Im Anschluss daran geht es an die Ergebnisrückmeldung und das Ableiten und Umsetzen geeigneter Maßnahmen.

Zitate & Literaturempfehlung

¹⁾Borg, I. (2015). Mitarbeiterbefragungen in der Praxis. Göttingen: Hogrefe.

Bungard, W. (2007). Mitarbeiterbefragung – was dann…? MAB und Folgeprozesse erfolgreich gestalten. Heidelberg: Springer.

Weitere Blogbeiträge zum Thema Mitarbeiterbefragung:

HR-Meter ist ein Tochterunternehmen von nextexitfuture und Anbieter von innovativen Leistungen im Bereich Human Resource Management, wie beispielsweise Online-Surveys zu Engagement, Leadership, psychischer Gefährdungsbeurteilung oder Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Weitere Infos unter: www.hr-meter.de.

Autorin und unsere Ansprechpartnerin für Mitarbeiterbefragungen:
Dipl. – Psych. Jennifer Erckens
Mail: jennifer.erckens[at]nextexitfuture.com
Fon: 06221/32181-20